Carmen Ioniță (organizator de evenimente): Am învățat că, atunci când lucrezi cu oameni, trebuie să știi și când să pui limite

Carmen Ioniță a început făcând partea de aranjamente florale pentru diferite evenimente, a învățat din mers totul despre acest domeniu și a ajuns astăzi să fie una dintre cele mai apreciate organizatoare de evenimente de la noi.

Toată viața ei gravitează în jurul evenimentelor care niciunul nu seamănă cu celălalt, fiecare reprezintă o nouă provocare pentru Carmen și echipa sa.

Ce îți place cel mai mult la meseria de organizator de evenimente? Și cum ai ajuns să lucrezi în acest domeniu?

Cred că meseria aceasta are frumusețea de a fi diferită în fiecare zi – de la un telefon la altul, de la o întâlnire la alta, este un univers care te provoacă în fiecare secundă. Evenimentele nu sunt la fel, niciunul nu seamănă cu altul. Pentru mine, provocarea este să fiu zilnic la nivelul cerut de clienții mei și, în același timp, să învăț ceva nou. Și asta îmi place foarte mult. Nu cred că există multe industrii în care poți învăța atât de mult și atât de repede, dacă ai răbdare, rezistență și suficientă curiozitate.

Am început făcând partea de flori pentru evenimente. Eu sunt genul de om care iubește tot ce are legătură cu frumosul – iubesc florile, așa cum iubesc și oamenii – și, decorând săli de evenimente, am început treptat să îi ajut pe miri și cu organizarea nunților lor.

M-am adaptat, într-un fel, nevoilor clienților mei. În perioada aia nu exista o școală pentru așa ceva și nici nu aveam acces la informația pe care o avem astăzi. Am învățat din mers, din experiență, din greșeli și, mai ales, din dorința de a-i ajuta pe oameni să își vadă evenimentul așa cum și-l imaginaseră. Așa a început totul și, de atunci, meseria s-a construit în jurul meu natural.

Care este partea cea mai dificilă a jobului tău?

Cred că una dintre cele mai dificile părți este să strângi în jurul tău oameni care să înțeleagă, în același timp, viziunea ta, dorința clientului și limitele reale ale unui buget. Un eveniment presupune foarte mulți oameni, foarte multe servicii și foarte multe lucruri care trebuie să se întâmple într-o anumită ordine și la un anumit moment.

Este complicat să aliniezi toate aceste lucruri și să îi faci pe oameni să înțeleagă că fiecare detaliu contează. În același timp, eu sunt norocoasă pentru că, în toți acești ani, am reușit să construiesc lângă mine o echipă de oameni foarte buni, care înțeleg felul în care lucrăm și care știu să transforme chiar și o situație dificilă într-o soluție.

În toți acești ani, ce ai învățat despre relații și despre oameni?

În toți acești ani mi-a fost mereu greu să nu iau personal ceea ce se întâmplă, tocmai pentru că sunt foarte implicată, atentă la detalii și îmi place să fac lucrurile corect. Dar am învățat că, atunci când lucrezi cu oameni, trebuie să știi și când să pui limite.

Am descoperit că foarte mulți oameni nu își doresc, de fapt, liniștea pe care ar trebui să le-o ofere un profesionist în organizarea evenimentului. Chiar și atunci când apelează la cineva cu experiență, rămân cu multe temeri și scenarii negative în minte. Este firesc – vorbim despre evenimente importante din viața lor, pentru care investesc timp, bani și foarte multă emoție.

Cred că, în timp, mi-am dezvoltat abilitatea de a rezolva lucrurile fără să transfer mai departe panica. Orice problemă are nevoie de o soluție, nu de încă o persoană care să se sperie de ea. Să păstrezi energia unui proiect pozitivă, chiar și atunci când apar lucruri neprevăzute, este una dintre cele mai importante lecții pe care le-am învățat.

Ce înseamnă pentru tine un eveniment reușit?

Un eveniment reușit începe de la prima întâlnire, atunci când eu și echipa mea ascultăm cu foarte multă atenție ce își doresc clienții. Pornind de acolo, construim direcția evenimentului, programul, conceptul și toate lucrurile care trebuie să se întâmple pentru ca obiectivul lor să fie atins. După ce avem această direcție, începe partea care nu se vede aproape niciodată din exterior: implementarea. Aliniem furnizorii, verificăm detaliile, anticipăm situațiile care pot apărea și, în final, coordonăm totul în timp real.

Un eveniment nu este niciodată perfect și nici nu caut perfecțiunea. Într-un eveniment live vor exista întotdeauna lucruri care se schimbă. Rolul nostru nu este să pretindem că nimic nu se poate întâmpla, ci să știm ce facem atunci când se întâmplă. Pentru mine, un eveniment este reușit atunci când ceea ce am pus pe hârtie la început ajunge să existe în realitate, iar la final clientul și invitații se bucură de experiență fără să fi simțit toate lucrurile care au trebuit rezolvate în spate.

Cum arată o zi obișnuită din viața unui organizator de evenimente?

O zi obișnuită începe, de regulă, în jurul orei 8:00, cu telefonul. Verific mesajele și intru foarte repede în discuții care continuă, de multe ori, până seara. Sunt întâlniri cu clienții, vizionări, discuții cu furnizorii, verificări, modificări de programe și foarte multe decizii care trebuie luate rapid. Telefonul este, probabil, cel mai important obiect din viața mea profesională. Dar, paradoxal, una dintre activitățile mele preferate este să lucrez cu florile în atelier. Îmi place și foarte mult să construiesc programele evenimentelor. Pentru mine, un program bine făcut înseamnă că știi în fiecare moment ce trebuie să se întâmple și cine trebuie să fie acolo.

Care este cea mai mare provocare a acestei meserii și ce calități trebuie să aibă un bun organizator de evenimente?

Provocarea este să ai nervii tari și inima sănătoasă. (râde) Dincolo de glumă, un bun organizator trebuie să aibă experiență, răbdare și capacitatea de a reacționa rapid. Trebuie să își depășească repede situațiile limită, pentru că într-un eveniment nu ai foarte mult timp să te blochezi într-o problemă. Și mai este ceva foarte important: trebuie să cunoști meseria în profunzime. Nu trebuie să știi să faci fiecare lucru, dar trebuie să știi suficient de bine fiecare serviciu încât să poți coordona oamenii care îl fac. Eu, de exemplu, nu știu să gătesc, dar știu ce trebuie să știe un organizator despre meniurile unui eveniment. Nu fac sunet, dar trebuie să știu exact ce să îi explic clientului și apoi echipei tehnice. Nu fac fotografie sau video, dar trebuie să înțeleg foarte bine ce presupune serviciul și cum se integrează în eveniment. Dacă nu cunoști partea tehnică a meseriei, este foarte greu să coordonezi oameni care sunt specialiști în domeniile lor. Iar în evenimente, credibilitatea se construiește și prin cât de bine înțelegi munca fiecărui furnizor cu care lucrezi. Un organizator bun trebuie să știe nu doar ce își dorește clientul, ci și cum să transforme acea dorință într-un brief clar pentru fiecare furnizor.

Cât de important este să ai un concept bine definit?

Cred că termenul „concept” este folosit foarte mult în ultimii ani, uneori fără să însemne neapărat ceea ce ar trebui să însemne. Pentru mine, un eveniment bine construit începe cu un obiectiv clar. Apoi vin bugetul, programul, direcția vizuală, furnizorii și toate regulile care trebuie respectate pentru ca lucrurile să funcționeze. Abia atunci putem vorbi despre o construcție coerentă a evenimentului. Un concept adevărat presupune mult mai mult decât câteva imagini frumoase într-un moodboard. Înseamnă să existe o idee care să se regăsească în toate componentele evenimentului – de la decor și lumină până la program, muzică și experiența invitaților. Altfel, riști să ai un eveniment care arată bine în poze, dar care nu funcționează bine ca experiență. Iar organizarea este cea care face diferența dintre ceva frumos și ceva care funcționează.

Care este elementul care poate transforma un eveniment obișnuit într-unul memorabil?

Cred că totul începe cu comunicarea și cu înțelegerea foarte bună a relației dintre ceea ce își doresc clienții și cine sunt invitații lor. Trebuie să te gândești nu doar la cum vrei tu să arate evenimentul, ci și la cum se vor simți oamenii care participă. Un eveniment este, până la urmă, o experiență colectivă. Poți să ai cel mai frumos decor și cele mai spectaculoase elemente vizuale, dar dacă invitații nu se simt bine, ceva lipsește. Pentru mine, un eveniment memorabil este acela în care oamenii pleacă acasă cu senzația că au fost parte din ceva, nu doar că au asistat la ceva. Și cred că este important să nu uităm că, la o nuntă, de exemplu, fiecare invitat își investește timpul și energia. Este responsabilitatea noastră să facem ca această experiență să merite.

Care sunt cele mai interesante tendințe pe care le vezi în industria evenimentelor?

Îmi plac foarte mult momentele de interacțiune dintre invitați. Mi se pare că evenimentele au început să se îndepărteze de ideea de „spectacol pentru invitați” și să se apropie tot mai mult de ideea de experiență în care oamenii sunt implicați. Îmi place, de exemplu, când un moment foarte elegant – o fotografie pe o terasă, un tort, un foc de artificii – se transformă natural într-o petrecere. O melodie de tort poate deveni, în câteva secunde, începutul unui moment de club, în care vezi oamenii cu mâinile sus și realizezi că energia s-a schimbat complet. Vizual, industria s-a reinventat enorm în ultimii ani. Se folosesc tot mai multe elemente decorative speciale, lumini, recuzită, flori naturale și artificiale, lumânări și structuri care creează experiențe vizuale foarte puternice. Dar pentru mine, cea mai interesantă tendință este tocmai combinația dintre imagine și experiență. Nu mai este suficient ca un eveniment să arate bine. Trebuie să se și simtă bine.

Cât de important este ca un eveniment să fie „instagramabil”?

Este important pentru prima impresie. Astăzi, foarte mulți oameni văd un eveniment înainte să ajungă la el prin fotografii, stories sau postări. Așa că imaginea contează. Dar cred că „instagramabil” nu trebuie confundat cu „spectaculos și scump”. Poți scoate foarte mult dintr-un buget mic dacă ai o idee bună, dacă înțelegi spațiul și dacă știi unde trebuie să investești.  Pentru mine, instagramabil înseamnă, în primul rând, să existe acele câteva momente vizuale care spun imediat povestea evenimentului. Prima impresie contează, dar experiența trebuie să o confirme.

Cât de important este să existe un plan B?

Planul B trebuie să fie permanent prezent, dar nu cred că poți avea un plan B pentru absolut orice situație. Un organizator bun nu poate anticipa fiecare lucru care se poate întâmpla. Poți însă să te asiguri că ești suficient de bine pregătit încât, atunci când apare ceva neprevăzut, să poți construi rapid o soluție. De multe ori, planul B nu este un document. Este experiența echipei, relația cu furnizorii și capacitatea de a lua o decizie bună într-un timp foarte scurt.

Ce nu vede niciodată publicul, dar presupune foarte multă muncă în spatele unui eveniment?

Paradoxal, foarte multe dintre lucrurile care par simple. Un decor care pare minimal poate presupune foarte multă muncă. Un program care curge natural poate însemna ore întregi de planificare. Iar în spatele unui eveniment care pare „ușor” se află foarte multe calcule, negocieri, costuri și decizii. Cred că aceasta este și una dintre frumusețile meseriei: dacă am făcut bine ceea ce aveam de făcut, publicul nu ar trebui să vadă efortul. Ar trebui să vadă doar experiența.