Mădălina Preda: „Organizarea se deprinde, ca orice altceva pe lumea asta”

Mădălina Preda este Professional Organizer & Planning Expert. Dacă ai un atașament emoțional față de un obiect sau pandemia cere reorganizarea de urgență a spațiului casei, ea e omul care îți pune ordine în lucruri și în gânduri.

Interviu de Adriana Moscu

Este mama a trei copii și femeie de carieră, astfel încât este clar că, fără o organizare riguroasă, lucrurile ar putea scăpa ușor de sub control în viața ei. Într-o perioadă în care simțea nevoia unei schimbări, a realizat că soluția cea mai eficientă este planificarea și, apoi, organizarea obiectivelor. Apoi, totul a devenit mult mai simplu.

Simplu e mai bun – așa scrie pe blogul tău. De ce e simplul mai bun? 

Am observat de-a lungul timpului că, de fiecare dată când abordarea este simplă, (atenție, simplă, nu simplistă) aproape invariabil, efectul este benefic.

Se mai vorbește și despre legătura dintre simplitate și genialitate. Cele mai simple idei în business, în știință, în cunoaștere s-au dovedit de fiecare dată ca fiind cele mai puternice. În plus, atunci când un concept este simplu, devine mai ușor de comunicat și de înțeles. Deci, este mai bun.

Dacă mai adăugăm și tendința noastră copleșitoare de a complica și de a hiperanaliza lucrurile, vom răsufla ușurați la gândul unei idei simple, a unei situații clare și a unui context natural, firesc.

Doar din aceste câteva argumente este evidentă, din punctul meu de vedere, legătura dintre simplitate și starea de bine.

Cine erai și ce făceai înainte să începi să organizezi vieți (pe a ta și ale celorlalți)? 🙂

Eram tot Mădălina. Să știi că este simplu. Simt că tot ce s-a întâmplat înainte de a-mi începe cariera de de organizator profesionist, s-a întâmplat pentru a fi pregătită să răspund cât mai bine solicitărilor de acum. Așadar, eram tot Mădălina, doar că mă pregăteam să fiu ceea ce sunt acum.

A, și da, în paralel munceam în televiziune. Munceam mult și cu pasiune, lucram atât în țară, cât și în străinătate, călătoream mult și eram ceea ce se putea numi o femeie de carieră, în același timp și mamă de trei.

În prezent ești Professional Organizer & Planning Expert. Ce înseamnă, mai exact, asta?

Este un domeniu nou în țara noastră, dar foarte apreciat și solicitat în străinătate.

Un Professional Organizer este un specialist în organizarea spațiului de locuit sau a spațiului de muncă, care te asistă și te ghidează în procesul de reorganizare a obiectelor și a spațiiilor de depozitare în casa sau în biroul tău.

Mai pe românește, un organizator profesionist te ajută să creezi spațiu în casa ta pentru activitățile care contează, să depistezi și să reduci obiectele în exces, să te simți bine la tine acasă. Tot el îți crează sisteme și fluxuri în locuință și îți propune soluții de eficientizare a spațiului.

Eu mi-am dezvoltat abilitatea de a observa foarte repede ce este nevoie într-un spațiu fizic, pentru ca lucrurile să fie folosite cu eficiență maximă. Mai mult decât atât, mi-am dezvoltat capacitatea de a organiza activitatea astfel încât să se ajungă la eficacitate cu minimum de efort și energie. 

Partea de planificare implică mai multe aspecte, dintre care cele mai interesante sunt managementul timpului, managementul de proiect, abilitățile de execuție ale adultului, implementarea de sisteme de planificare în funcție de rezultatele dorite, stabilirea și urmărirea de obiective. Sunt multe.

Ce e important de reținut este că putem planifica orice, de la programul zilnic al unei familii, până la programe complexe de dietă și schimbare de stil de viață, organizarea activității unei mici firme sau planuri de redresare financiară.

Și mai e important de înțeles că organizare fără planificare nu există și nici invers nu este prea ușor. Ele merg mână în mână și sunt domenii unde mereu este nevoie de un plus de încredere.

Cât de dezorganizați sunt românii? 

N-aș face diferențe în funcție de naționalitate. Suntem cu toții oameni și în funcție de anumite aspecte-cheie (context socio-cultural, personalitatea fiecăruia, perioadă a vieții, rezistență la factori de stres etc.) suntem mai mult sau mai puțin organizați.

Organizarea se deprinde, ca orice altceva pe lumea asta. Nu am cum să nu remarc însă o tendință încă prezentă spre acumulare la noi, românii. Inclusiv la mine.

După perioada atroce a comunismului, este perfect de înțeles instinctul de a păstra obiecte doar ca să ne asigurăm că ele sunt, că ne aparțin. Așa ajungem uneori să avem acumulări de borcane, ambalaje, cabluri, haine, cărți, care ne apasă, dar de care nu ne putem despărți.

Și asemenea volume de obiecte pot conduce la un mediu mai greu de controlat, adică la un mediu dezorganizat.

Cum ne ajută ordinea, dincolo de partea evidentă?

Ordinea exterioară poate fi (nu este neapărat) o reflexie a ceea ce este în interior. Există însă cercetări din ce în ce mai consistente care leagă mediul exterior de o mai bună igienă mentală.

Persoanele care păstrează un spațiu organizat au relații sociale mai bune, au performanțe mai ridicate la muncă sau la școală, au o sănătate mai bună, sunt mai active și au mai rar probleme de greutate, au mai puține datorii și au câștiguri mai mari decât cei care nu știu cum să își organizeze casele și viețile.

Avem cercetări care arată faptul că, într-un mediu dezorganizat, ne concentrăm mai greu, asimilăm mai greu informații noi, dormim mai prost, avem un nivel mai ridicat de stres și avem risc mai mare de depresie sau de dezvoltare de dependențe.

Unde ți se cere cel mai mult ajutorul în organizare?

Ce întrebare bună! Ei bine, înainte de pandemie, oamenii tatonau timizi ideea de organizare a casei, dar despre planificare abia dacă doreau să audă.

De când cu izolarea și cu toată incertitudinea asta, sunt solicitată din ambele direcții: și organizarea casei, dar și organizarea timpului, planificare și stabilire de obiective. În ultima jumătate de an, oamenii și-au întors privirea înspre spațiul lor și au devenit acut conștienți de organizarea timpului și de nevoia de eficientizare a acestuia.

Fiindcă de organizare chiar este nevoie oriunde. Să nu uităm că organizarea este parte integrată a ceea ce numim, generic, management. Este nevoie de management/organizare în tot și în toate. Inclusiv în domenii precum arta, fiindcă am fost solicitată să organizez o colecție particulară de tablouri.

De asemenea, se mai cere ajutorul din partea corporațiilor, a firmelor de tot felul sau din partea persoanelor particulare. Toată lumea are nevoie de organizare.

Pentru aceia dintre noi care nu suntem familiarizați cu termenul, explică-ne ce înseamnă decluttering și cum se desfășoară o astfel de sesiune?

Declutteringul, preluat și folosit ca atare din limba engleză, se referă la acțiunea voluntară de a minimiza volumul de obiecte nefolositoare sau în exces din casa/viața unui om. Mai pe românește, să scăpăm de toate lucrurile inutile care ne aglomerează și ne parazitează spațiul fizic. Și mental, aș adăuga eu, fiindcă declutteringul poate fi gândit și la nivel de relații, de consum de social media, la nivel de informație consumată.

O sesiune de decluttering este un lucru superb: persoana care se simte sufocată efectiv de lucruri apelează la serviciile mele și împreună facem un plan de bătaie. Apoi, petrecem câteva ore luând la mână toate obiectele din categoria cu care lucrăm. Nu lăsăm nicio cutie nedesfăcută, niciun sertar negolit.

Eu asist și ghidez prin întrebări întreg procesul, de asemenea, eu sunt cea care organizează obiectele rămase, însă proprietarul este cel care decide ce va face cu lucrurile sale: le donează, le reciclează sau le păstrează. Eu facilitez, prin anumite tehnici specifice, luarea de decizii, ușurez procesul de eliberare a obiectelor.

Orice proces de decluttering este eliberator și are o energie extraordinară.

Cum alegem acele obiecte la care renunțăm?

Aici este o chestiune delicată, nu există o rețetă sau un proces care poate fi urmat și care să ducă la un decluttering eficient.

Deși pe internet circulă 1001 de sfaturi de decluttering, experiența m-a învățat că fiecare sesiune de eliberare este un act intim, care are nevoie de răbdare și blândețe.

De cele mai multe ori, ne lovim de atașemente profunde față de obiecte, iar aceste atașamente vin din copilăria timpurie, din adolescență sau sunt ecouri ale unor traume sau emoții puternice din viața celor cu care lucrez.

Nu ne putem explica de ce noi, oameni în jurul vârstei de 40 de ani, să zicem, trecuți prin viață, cu facultăți, cu diplome, cu reușite profesionale, minunați părinți, ei, bine, acești noi nu suntem capabili să ne despărțim de iepurașul din copilărie sau de cana cu urechiușe pe care am cumpărat-o din Bușteni în tabără, în clasa a 11-a.

Am avut multe episoade de plâns, de descătușare, de neputință, și aici este nevoie de toată dragostea și înțelegerea. Psihologia atașamentului de obiecte este un lucru care nu poate fi explicat în cinci sau zece pași, așa că voi evita să dau un răspuns direct.

Ceea ce vă pot garanta însă este faptul că învățăm să alegem ceea ce contează și facem asta cu mult mai ușor în prezența unui om care știe cum să lucreze cu emoțiile și cu blocajele noastre.

Ce se întâmplă cu obiectele la care renunțăm?

Eu lucrez cu două variante: reciclare și donare. De ambele mă ocup eu, fiindcă am inclus în serviciile mele atât preluarea donațiilor, cât și reciclarea corespunzătoare a deșeurilor din locuința clienților mei.

Nu las niciodată pe umerii clienților mei sarcina de a se ocupa ei de partea asta, fiindcă nu este ușor să te desparți de acumulările tale, chiar dacă ele se duc către o cauză bună.

Marie Kondo este, poate, cea mai cunoscută „organizatoare” din lume. În ce puncte te asemeni și în care te deosebești de ea?

Propriul meu proces de organizare – când încă nu mă certificasem și nici nu bănuiam că urma să îmi clădesc un nume în România în acest domeniu – a fost realizat pe baza metodei konmari.

Eu am urmat cu sfințenie procesul konmari și mi-am schimbat viața. Am studiat și încă mai studiez procedeele ei de organizare și avem multe abordări comune. Marie Kondo este pentru mine o inspirație constantă și un model de brand coerent, compus și comunicat într-un domeniu atât de personal cum este organizarea casei.

Apreciez foarte mult estetica ei, depozitez pe verticală acolo unde spațiul mi-o permite, avem aceeași viziune asupra hârtiilor dintr-o casă, și eu sunt o mare iubitoare de rutine și ritualuri, și eu simt energia unui spațiu și îmi place să lucrez cu alegerile oamenilor, mai degrabă decât cu obiectele lor. Este o chestiune de filosofie.

La capitolul deosebiri, cred că, prin practică, fiecare organizator profesionist atinge un nivel la care își distilează propriul proces specific de organizare, iar eu, fiind o „tocilară” prin definiție, mi-am creat un proces clar și foarte puternic argumentat.

O deosebire esențială este aceea că eu nu recomand începerea procesului de organizare cu hainele, pe când festivalul konmari începe întotdeauna cu această categorie de obiecte.

De ce anume trebuie să ținem cont în organizarea spațiului de locuit?

Am să vă ofer trei aspecte esențiale de care trebuie să ținem cont când începem orice proces de organizare:

1. Viziune – ce anume doresc să creez, unde vreau să ajung, ce stil de viață vreau să încurajez, cum vreau să mă simt.

1. Utilizatorii spațiului – de cele mai multe ori, există mai mulți utilizatori ai unui spațiu, doar că noi gândim numai din perspectiva unui singur om.

1. Funcțiunea reală a spațiului – cum voi folosi acest spațiu, ce vreau să îmi ofere acest spațiu, ce obiecte va adăposti și ce procese va susține.

Sunt multe aspecte specifice care vor face din procesul de organizare unul plăcut și ușor, dar aici ar fi nevoie de un alt articol. 😊

Cum facem să reușim să ne organizăm timpul eficient în situații speciale, cum ar fi această conviețuire cu întreaga familie acasă, 24h/24? Personal, pentru că munca mea e creativă, îmi este foarte greu să reintru în ritm când sunt întreruptă de 10 ori pe minut. 

Și așa și este, cercetările arată că avem nevoie de aproximativ 20 de minute (!) pentru a reintra în flux după orice întrerupere, oricât ar fi ea de nevinovată.

Una dintre condițiile esențiale ale organizării timpului în condițiile actuale este aceea de a crea trei tipuri de spațiu: Spațiul Meu, Spațiul Tău și Spațiul Nostru.

Se cere să instalăm noi reguli de conviețuire, atâta vreme cât suntem nevoiți să acomodăm într-un apartament cel puțin o școală, un birou, un afterschool, o sală de cursuri, o sală de ședințe și câte și mai câte.

Spațiul Meu înseamnă un spațiu fizic și temporal (mama lucrează în birou de la ora 9 la ora 12) comunicat clar celorlalți membri ai familiei.

Spațiul Tău înseamnă că așa cum eu am  nevoie și cer respect pentru Spațiul Meu, la fel voi respecta Spațiul Tău – tata are nevoie de două ore de liniște pentru ședință sau Mihăiță va petrece cinci ore în bucătărie pentru cursurile online.

Ultimul, și cel mai important, este Spațiul Nostru – se referă la acele momente pe care în mod deliberat le programăm pentru interacțiune fără distrageri, momente petrecute împreună fără școală, fără muncă, fără telefoane sau tablete. Atâta vreme cât stabilim acest Spațiul al Nostru, minimizăm incidența invadării spontane a spațiilor personale.

Stabilirea unui program zilnic ajută – cu ore clare de trezire, masă, muncă, școală, teme, socializare, joacă.

Mai ajută și planificarea săptămânală și planificarea lunară, atât la nivel de familie (ce vom face noi săptămâna viitoare), cât și la nivel de individ.

Să spunem că spațiul în care locuim este mai mic decât ar fi nevoie. (de exemplu: un apartament cu două dormitoare și o sufragerie, o singură baie la patru persoane, două biciclete MTB, un balcon neîncăpător, doi copii care nu mai vor să împartă același dormitor etc.) 🙂 Cum facem să nu ne mai apese?

Să știi că eu nu cred în spații prea mici. 😊 Nu există „prea mic” sau „neîncăpător” în abordarea mea. Există însă aspecte de depozitare care pot fi îmbunătățite, există spații care își pot schimba funcțiunea sau anumite sisteme care, odată instalate, pot optimiza fluxurile în economia oricărei familii.

O formulă standard nu există, dar sigur vom găsi o metodă bună de depozitare a MTB-urilor, vom putea să scoatem balconul la lumină și vom vedea împreună cum putem face ca frățiorii să se simtă iar entuziasmați de camera lor.

Cum ne organizăm finanțele în aceste vremuri tulburi?

Ah, un subiect atât de sensibil! Și atât de complex.

Și aici sunt foarte multe lucruri de spus, dar voi vorbi doar despre două aspecte: atenție mare, mare, mare la obiceiurile noastre de consum din această perioadă!

Consumul de bunuri de orice fel s-a triplat în timpul pandemiei. Adică oamenii au cumpărat de trei ori mai multe alimente, haine, telefone, accesorii, jucării, lucruri de toate felurie. O statistică absolut terifiantă!

Este de înțeles, simțim că pierdem controlul și căutăm să ne suplinim nevoia de control prin supraconsum. Însă asta ne aduce în situații nebănuite pe plan financiar. Atenție mare la chelutilei și la modelele de consum!

Al doilea aspect este acela al economiilor.

Cred că acum toată lumea își dă seama de importanța unui fond de urgență sau a unui fond de siguranță. Dacă putem economisi chiar și câțiva lei, ar fi bine să începem să o facem. Și dacă încă nu ținem un buget lunar, ei bine, nu văd un moment mai bun decât acesta pentru a începe să ne organizăm finanțele personale.

 Care este, din punctul tău de vedere, cea mai bună tehnică de planificare?

Orice tehnică de planificare este bună, să știi, atâta vreme cât aduce rezultate.

Unii planifică după metoda BuJo, alții după Focus, alții urmează sistemul Franklin-Covey sau metodologia GTD a lui David Allen. În funcție de personalitatea clientului, de timpul pe care este dispus să îl aloce planificării și de rezultatele pe care vrea să le atingă, eu îi pot sugera un anumit sistem, dar experiența mi-a arătat că cea mai bună tehnică este aceea pe care clientul o adaptează la nevoile sale.

Eu, personal, planific după o tehnică pe care am rafinat-o în ani, dar, dacă ar fi să recomand un sistem cu aplicabilitate largă, aș recomanda Bullet Journal-ul – o metodă care poate fi folosită de aproape oricine, în aproape orice moment al vieții.

Cum să reușim să facem ordine în propriile gânduri?

Îmi plac MULT întrebările tale!

În gânduri ne facem ordine în mai multe feluri, gândirea organizată este un domeniu vast, cu multă literatură de specialitate în spate, dar am să vă ofer două soluții:

1. Stabilirea și urmărirea de obiective;
2. Contactul constant și asumat cu noi înșine.

Obiectivele ne vor servi drept busolă în marasmul cotidian, știind clar ce scop urmărim și de ce, nu ne vom mai lăsa ușor deturnați de prioritățile altora sau de distrageri fără valoare și vom putea să ne concentrăm mai ușor energiile în direcția dorită.

Prin jurnal, prin întrebări de tipul smart questions sau power questions, prin teme de reflecție sau prin sondaje periodice, vom putea descărca multe dintre emoțiile negative, vom aduce mai multă claritate asupra trăirilor și intențiilor noastre. Eu recomand o practică zilnică a jurnalului scris sau măcar zece minute de recalibrare la finele zilei. Dar tot în scris.

Vorbește-ne despre proiectele pe care le ai în desfășurare (blogul, workshop-urile de la Calea Victoriei). 

În acest moment, realizez o serie de workshopuri de stabilire de obiective – demers absolut esențial pentru 2021 – țin cursuri atât pe cont propriu, prin intermediul Simplu e mai bun, cât și la prietenii de la Fundația Calea Victoriei și ofer sesiuni private de consiliere.

Blogul meu a trecut pe plan secund, fiindcă sunt în proces de rebranding, da sunt foarte activă pe Instagram și sunt mereu de găsut pe Facebook.

În această perioadă, ofer multă consultanță în organizarea și optimizarea spațiilor de work from home și de study from home, atât în cadrul companiilor, cât și pentru persoane fizice, dar munca mea se desfășoară cel mai mult online.

Urmează să lansez un podcast nou, scriu o carte, iar 2021 va aduce câteva colaborări foarte interesante și în domeniul media. Dar lăsăm surprizele să fie surprize! 😊

Mai locuiești în Praga? Cum a fost/este experiența locuirii în acest oraș? Ai prins pandemia aici? Dacă da, cum s-a simțit? 

Nu mai locuiesc în Praga, am plecat de acolo chiar înainte să se închidă granițele. Mă bucur mult că nu am rămas în Cehia în timpul pandemiei și că am fost alături de ai mei, acasă, unde îmi era locul.

Praga este un oraș minunat, iar eu sunt o plimbăreață, am bătut orașul la pas ore, zile și săptămâni. Munca acolo mi-a permis un program lejer și am putut să vizitez tot ce m-a interesat, în special expoziții și muzee. Nu m-am înțeles foarte bine cu mâncarea, care era prea grasă pentru gustul meu, dar mi-am gătit mult și oricum eu mă mulțumesc cu puțin.

Mi-a plăcut mult de tot geografia orașului, faptul că eram în permanență în contact cu natura, puteam să fac hiking la doar 10 minute de casa mea și vedeam iepuri țopăind din benzinărie după lăsarea serii. 

Faptul că mi-am adus și copii cu mine a însemnat mult și mi-a făcut șederea cu mult mai ușoară.

Ești mamă a trei copii. Care e rețeta ta pentru ca ziua să-ți ajungă? 

Planificare și organizare, asta e pe lista mea de ingrediente. Dacă nu mi-aș planifica ziua și nu mi-aș organiza timpul, nu știu cum m-aș descurca.

În fiecare duminică, îmi rezerv o jumătate de oră să îmi planific săptămâna, iar apoi, în fiecare seară, îmi notez lista de priorități pentru ziua ce urmează.

Urmez un program mai strict, dar care mie îmi priește: mă trezesc la 5 dimineața și dedic prima oră mie – citesc, meditez puțin, îmi beau cafeaua, scriu în jurnal, fac exerciții – următoarele 90 de minute sunt pentru muncă. Apoi se trezesc copiii și încep cu ale zilei, și, cât sunt ei la școală online, lucrez din nou. De cel mic se ocupă tati mai mult pe parcursul dimineții.

Ce te reechilibrează, de fiecare dată?

Copiii mei. Ei sunt echilibrul meu.

Apoi, ceea ce mă ajută în reechilibrare ține de urmărirea obiectivelor. Ori de câte ori ajung în dezechilibru mă redresez uitându-mă cât mai clar posibil la obiectiv. Acesta este încă un efect pe care setarea unui obiectiv clar îl produce. 

Ce păstrăm și la ce renunțăm în 2021? 

Anul 2020 ne-a dovedit că limitele pot fi depășite. Deci renunțăm să ne mai punem bariere. Păstrăm voia bună și puterea de muncă.

Am învățat enorm în anul 2020. Păstrăm capacitatea de adaptare și înțelegerea faptului că schimbarea majoră este posibilă în orice moment. 

Fotografii din arhiva personală